10 PRINCIPES POUR SE PREMUNIR CONTRE LES FACTURES IMPAYEES

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25% des défaillances d’entreprises sont dues à des impayés. Se battre contre les retards de paiement ou les impayés et donc impératif pour sauvegarder sa rentabilité et la bonne santé de son entreprise.

1.       Se renseigner sur son client

Un premier réflexe à adopter par les équipes commerciales est de vérifier systématiquement sur infogreffe.com ou société.com la santé financière du client concerné afin de contrôler qu’il n’est pas en procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation) et, si ses comptes sont disponibles, quel est l’état de sa trésorerie.

A noter qu’une société qui ne dépose pas ses comptes a souvent quelque chose à cacher : soit elle est très rentable et elle ne veut pas que ses clients le sachent, soit elle n’est pas rentable du tout et il faut donc être prudent dans la facturation.

2.       Bien faire la différence entre les acomptes et les arrhes

Un dossier se construit avant même qu’il y ait l’ombre d’un litige. Une vraie stratégie anti-contentieuse repose d’abord dans les contrats qu’on conclut et dans les échanges qu’on construit.

Si le paiement d’acomptes est naturellement la meilleure manière de se prémunir contre un impayé, il n’est pas toujours aisé d’en prévoir un dans le cadre de sa relation commerciale.

Si vous pouvez prévoir un premier paiement, faites bien la différence dans le contrat ou le devis sur sa nature juridique car elle a une grande importance. Pour cela vous avez le choix entre prévoir :

-                 Un acompte :  Si les parties n'ont pas indiqué clairement dans le contrat si la somme initialement versée constituait un arrhes ou un acompte, cette somme est réputé être un « arrhes » ce qui permet au client de se dédire en perdant la somme qu’il a versé.

 

-                 Des arrhes : En effet, selon l’article 1590 du Code civil « Si la promesse de vendre a été faite avec des arrhes chacun des contractants est maître de s'en départir. Celui qui les a données, en les perdant, et celui qui les a reçues, en restituant le double. »

Un client qui refuse de payer un acompte a, par hypothèse, pour projet, dès le début de la relation commerciale de retarder son paiement et donc de reporter sur vous son besoin en fonds de roulement.

Dans ce cas, il est sans doute plus prudent de refuser de fournir la prestation ou le cœur de celle-ci sans être payé. Les paiements devront alors quoi qu’il en soit intervenir très rigoureusement au fur et à mesure de la livraison des prestations ou des produits.

3.       Prévoir le déroulé des prestations dans des conditions générales de vente

Les conditions générales de vente (CGV) permettent d’encadrer le déroulé de la vente ou de la prestation. Elles sont acceptées le plus souvent très facilement par le client en début de relation, et elles permettent efficacement d’imposer des règles contractuelles qui prémunissent contre les retards de paiement ou les impayés :

-          Pénalités de retard ;

-          Frais de recouvrement ;

-          Calcul de la somme due en cas d’interruption injustifiée du contrat ;

-          Modalités d’appréciation de la preuve de la bonne exécution de la prestation ou de la conformité du produit ;

-          Faculté de rupture du contrat en cas d’impayé suivant mise en demeure restée infructueuse pendant un certain délai.

4.       Bon de commande et bon de livraison

En complément des conditions générales de vente, le bon de commande permet de prouver que le client a bien passé commande d’un produit ou d’un service spécifique.

A réception du produit ou de la prestation, un bon de livraison permet d’entériner que le client est satisfait de sa commande de telle sorte qu’il ne pourra par la suite prétendre qu’il y a des défauts dans la prestation ou le produit pour tenter de s’extraire de son paiement.

5.       L’assurance impayée

Certains établissements offrent la possibilité de s’assurer contre les impayés des clients (Coface, Atradius, Euler Hermes SFAC) qui peuvent jouer pour la totalité de vos clients, une partie d’entre eux, ou même un gros client particulier dont le risque de recouvrement est important.

 

6.       Relancer sans détruire sa relation-client

Un client qui ne paye pas “fait le mort”, le plus souvent, ou trouve des excuses. On souhaite recouvrer la somme qui est due mais on ne veut pas pour autant détruire une relation client qui est favorable à votre entreprise.

La première règle est donc de relancer très régulièrement (toutes les semaines) mais avec un message écrit, très courtois et personnalisé.

Ces écrits seront particulièrement importants si la situation ne se règle pas. Ils peuvent d’abord être envoyés par courriel, puis par lettre simple et enfin par courrier recommandé dans lequel il est souhaitable alors de « mettre en demeure de payer » le client pour faire courir les intérêts de retard prévus dans les conditions générales de vente.

7.       Recouvrer un impayé sans avocat

Si le client persiste à ne pas payer, il est d’abord possible de mettre en œuvre une procédure d’injonction de payer.

Il est possible d'engager une injonction de payer dans la quasi-totalité des cas (sauf certains cas spécifiques comme le chèque sans provision pour lequel est prévu une procédure spécifique).

Il faut d’abord préparer une requête qui contient certaines mentions obligatoires

((1) pour les personnes physiques, l'indication des nom, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance du demandeur, l'indication des nom et domicile de la personne contre laquelle la demande est formée, ou,

(2) s'il s'agit d'une personne morale, de sa dénomination et de son siège social,

(3) l'objet de la demande,

(4) l'indication précise du montant de la somme réclamée avec le décompte des différents éléments de la créance et les fondements.)

On ajoute à la requête les pièces justificatives (CGV, bon de commande, facture impayée, courriels, lettres simples et mises en demeure).

La requête est envoyée au greffe de la juridiction compétente en terme de localisation qui est normalement prévu dans les conditions générales de vente. En matière de juridiction, le tribunal d’instance est généralement compétent pour dettes inférieures à 10.000 euros et le tribunal de grande instance est compétent au-delà de ce seuil.

Il convient en tout état de cause d’engager la procédure avant la fin du délai de prescription applicable (généralement 5 ans ou 2 ans selon les cas).

Le juge rend alors une ordonnance sur la base de la requête et sans convoquer les parties.

Si l’ordonnance est favorable, elle doit être signifiée par huissier de justice au débiteur dans les 6 mois.

Si le débiteur ne conteste pas l’ordonnance dans le mois de sa signification par huissier, alors vous pouvez engager avec l’huissier une procédure de saisie notamment de ses comptes bancaires.

8.       Les mesures conservatoires

Si vous avez un doute sur la solvabilité de votre client, et que vous pouvez démontrer (1) que la créance est fondée dans son principe et (2) menacée dans son recouvrement, alors, vous pouvez tenter de prendre, à titre conservatoire, une sûreté sur les actifs mobilier voire immobiliers du débiteur ou de procéder à une saisie conservatoire sur un bien appartenant à celui-ci.

9.       Le référé-provision et la procédure au fonds

Cette procédure accélérée permet d’obtenir très rapidement et simplement une décision de justice (en trente jours environ) si la créance est certaine, liquide, et exigible.

Cela implique donc d’avoir bien monté son dossier et notamment d’avoir par exemple des conditions générales de vente, des bons de commandes et de livraison afin d’éviter les contestations de la partie adverse dans le cadre de la procédure.

A l’issue de cette procédure qui est orale, le magistrat rend une décision qui permet de procéder au recouvrement de la créance au besoin par saisie.

S’il y a un risque de contestation de la créance par la partie adverse, on ne saurait trop recommander d’engager une procédure au fonds dans la mesure où le référé aurait alors très peu de chance d’aboutir.

Une telle procédure au fond a nécessairement un coût plus élevé mais elle permet souvent de transiger en amont de son issue.

10.   La médiation : une des meilleures solutions pourtant peu connue

La médiation peut être organisée avec tout médiateur dans un cadre confidentiel et pour un coût bien moins élevé qu’un contentieux. Elle résout habituellement plus de 80% des litiges.

Pour initier en lieu et place du contentieux, une procédure de médiation, il convient soit d’avoir prévu le recours obligatoire à la médiation dans une simple clause de médiation dans les conditions générales de vente ou de suggérer à la partie adverse une médiation par l’intermédiaire d’un médiateur de son choix.

La médiation impose aux parties de se réunir. Avec l’aide du médiateur, elles trouvent presque toujours une solution qui est entérinée dans un protocole d’accord à forte valeur contractuelle dans lequel il peut être prévu une reconnaissance ferme de dette et un échéancier, voire le choix pour les parties de travailler à nouveau ensemble.

En effet, dans plus de la moitié des cas, et même si le conflit est violent entre les parties, la médiation permet d’apaiser la relation entre les partenaires commerciaux, qui retravaillent alors ensemble.

Le gain pour l’entreprise en termes de temps passé, de coût et de réputation est donc considérable.

David Sabatier

Avocat Associé

Médiateur CMAP

+33 1 53 00 22 22

sabatier@1862-legal.com

 
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